Jak i dlaczego założyć spółkę z o.o.?

Jak (i dlaczego) założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością w Polsce?

1. Wady i zalety spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (w skrócie sp. z o.o.) jest jedną z najpopularniejszych form prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

Zgodnie z danymi polskiego urzędu statystycznego (GUS) liczba tego typu spółek wynosi ponad 345 tysięcy. Co ciekawe, jest ich aż 10 razy więcej niż spółek jawnych, które są drugim pod względem popularności rodzajem spółek tworzonych w Polsce. Spółki komandytowe, których liczba w ostatnich latach rośnie głównie ze względów podatkowych, są dopiero na trzecim miejscu. Zarejestrowano ich dotychczas około 15 tys[1].

O popularności spółek z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje kilka czynników, w tym:

• organiczna odpowiedzialność wspólników za zobowiązania spółki, tzn. że w przypadku niepowodzenia spółki z o.o. wspólnicy mogą ochronić swój osobisty majątek- tracą jedynie to, co zostało do niej wniesione jako wkład,
• szybkość i łatwość powołania,
• niski kapitał zakładowy potrzebny do założenia spółki,
• możliwość prowadzenia w tej formie jednoosobowej działalności gospodarczej (jednoosobowa spółka z o.o,),
• „plastyczność" tej formy prawnej prowadzenia działalności gospodarczej, która umożliwia m.in. ukształtowanie zasad zarządzania spółką w sposób dogodny dla wspólników.

 

Wyżej wymienione cechy powodują, że spółka z o. o. może być wykorzystywana do prowadzenia działalności gospodarczej zarówno na dużą jak i niewielką skalę. Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mogą być również tworzone dla realizacji krótkotrwałych, ryzykownych przedsięwzięć gospodarczych- w tym celu rejestruje się spółki celowe.

Nie oznacza to jednak, że spółka z o. o. jest pozbawiona wad. Do najważniejszych należy zaliczyć „biurokrację", która wiąże się z jej założeniem oraz prowadzeniem, n.p. w zakresie corocznego sporządzania i składania do Sądu Rejestrowego sprawozdań finansowych.

Z faktu prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wynika również obowiązek prowadzenia pełnej księgowości[2] oraz niestety, podwójne opodatkowania dochodów z działalności spółki (zysk spółki z.o.o. jest opodatkowany podatkiem dochodowym od osób prawnych[3]).

Kolejną, istotną niedogodnością jest obowiązek przeprowadzenia likwidacji spółki z o. o. w przypadku zakończenia jej działalności[4]. Można powiedzieć, że spółkę z ograniczoną działalnością łatwo się w Polsce rejestruje, ale długo likwiduje.

Dla cudzoziemców, w szczególności spoza obszaru Unii Europejskiej, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje zdecydowanie najwygodniejszą z dostępnych form prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Z tego powodu Sp. z o.o. jest też najczęściej wybieraną formą działalności gospodarczej przez zagranicznych inwestorów.

Warto pamiętać że cudzoziemiec, który chce założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, nie musi posiadać prawa pobytu w Polsce. Jeżeli jednak planuje wykonywać w spółce określoną pracę musi uzyskać na to stosowne zezwolenie.

2. Procedura zakładania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Pomimo wielu ułatwień wprowadzanych w ostatnich latach założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje w Polsce wciąż procesem wieloetapowym, który wymaga dopełnienia szeregu formalności.

Wiele osób zakładających spółkę z o.o. ma na celu jedynie przyśpieszenie tego procesu oraz możliwe ograniczenie związanych z nim kosztów. Takie podejście jest nieprawidłowe. W chwili zakładania spółki z o.o. podejmowana jest decyzję o jej strukturze oraz sposobie zarządzania. Błędy popełnione na tym etapie działalności spółki mogą rzutować na jej dalsze losy.

Jeżeli zakładamy, że tworzona spółka będzie działać przez dłuższy czas warto poświęcić uwagę prawidłowemu sformułowaniu jej umowy, tak aby treść tego dokumentu odzwierciedlała rzeczywisty zakres działalności tworzonego przez nas podmiotu prawnego, pozycję poszczególnych wspólników oraz sposób zarządzania spółką. Treść umowy powinna być dostosowana zarówno do sytuacji w której spółka prawidłowo się rozwija jak i sytuacji kryzysowych, które mogą pojawić się w jej działalności. Dostępne w Internecie wzory umów spółki z o.o. rzadko zabezpieczają interesy wspólników i nie są dostosowane do konkretnych potrzeb osób powołujących do życia tego typu osoby prawne.

W Polsce istnieją dwie procedury zakładania spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. tradycyjna oraz internetowa (uproszczona). W obu procedurach niektóre elementy pozostają identyczne. Wybór odpowiedniej procedury zależy od potrzeb założycieli spółki. Warto w tej sprawie zasięgnąć opinii prawnika.

2.1. Procedura tradycyjna

Do zalet tradycyjnej procedury zakładania spółki z o.o. należy możliwość precyzyjnego dostosowania jej struktury do potrzeb założycieli i jej przyszłej działalności. Powołanie spółki w tym trybie nie wymaga uzyskania podpisu elektronicznego lub rejestracji na stronie polskiego Ministerstwa Sprawiedliwości.

Wadami tej procedury jest konieczność uiszczenia taksy notarialnej, oraz wydłużony proces zakładania spółki z o.o.

Ta ostatnia niedogodność jest złagodzona tym, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością już od chwili zawarcia jej umowy może prowadzić działalność gospodarczą jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji.

Przed przystąpieniem do zakładania spółki z o. o. należy, co najmniej:

• ustalić grono wspólników, określić wartość wnoszonych przez nich wkładów,
• sprawdzić, czy proponowana nazwa (firma) spółki nie została już wykorzystana przez inny podmiot gospodarczy.

Sprawdzenia dostępności firmy spółki można dokonać korzystając z dostępnego publicznie Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oraz, pomocniczo, rejestru znaków towarowych. Nie ma przeszkód aby spółka zarejestrowana w Polsce wykorzystywała firmę spółki matki działającej za granicą. W takich sytuacjach często dodaje się do firmy spółki macierzystej dodatek „Polska". Nie jest to jednak wymóg prawny.

Kolejnym etapem procesu zakładania spółki z o.o. jest sporządzenie umowy spółki lub aktu założycielskiego, jeżeli zakładana spółka ma być jednoosobowa.

Minimalny zakres umowy spółki z o.o. został określony w art. 157 polskiego Kodeksu spółek handlowych (KSH).

Umowa ta powinna określać:

• firmę i siedzibę spółki,
• przedmiot działalności spółki- zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności
• wysokość kapitału zakładowego- nie mniej niż 5 tys. zł (ok 1150 Euro),
• to, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,
• liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników-przy czym wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 złotych (ok. 11,5 Euro),
• czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Zwykle umowa spółki jest znacznie bardziej rozbudowana i reguluje szereg zagadnień związanych n.p. z możliwością i procedurą zbywania udziałów, powołaniem organów spółki, ich kompetencjami, zasadami zarządzania i reprezentacji spółki itp.

W praktyce naszej kancelarii projekt umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością sporządzany jest po dokładnym określeniu potrzeb założycieli. Dla cudzoziemców przygotowywane jest również jego tłumaczenie na język obcy, gdyż przyszli wspólnicy muszą dokładnie orientować w podejmowanych przez siebie zobowiązaniach i nabywanych prawach.

Po ustaleniu ostatecznego kształtu umowy spółki jej projekt jest przekazywany do notariusza, który sporządza na tej podstawie akt notarialny.

Podpisanie aktu notarialnego ma miejsce w kancelarii notarialnej w obecności wspólników i/lub ich pełnomocników. Cudzoziemcom przy podpisywaniu aktu notarialnego towarzyszy obligatoryjnie tłumacz.

Sporządzający akt notariusz pobiera od założycieli spółki taksę notarialną oraz podatek od czynności cywilnoprawnych, którego stawka wynosi obecnie 0,5% wartości kapitału zakładowego (po odjęciu kosztów związanych ze sporządzeniem aktu notarialnego)[5].

Z chwilą zawarcia umowy powstaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji, która może prowadzić działalność nawet przed rejestracją w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).

Kolejnym etapem powstawania spółki z o.o. jest wniesienie wkładów na pokrycie kapitału zakładowego. Najczęściej następuje to po założeniu rachunku bankowego dla spółki w organizacji. Na ten rachunek przelewana jest równowartości wkładów pieniężnych wnoszonych przez wspólników spółki.

Przed dokonaniem rejestracji konieczny jest ponadto wybór pierwszych członków zarządu spółki. Można ich powołać w tym samym akcie notarialnym, w którym zawierana jest umowa spółki, lub na drodze odrębnej uchwały wspólników.

Nowo założona spółka z o.o. powinna zostać zgłoszona do Krajowego Rejestru Sądowego w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia jej umowy. W przeciwnym wypadku umowa spółki ulegnie rozwiązaniu.

Zgłoszenie Sp. z o.o. jest dokonywane poprzez złożenie do właściwego Sądu rejestrowego odpowiednich formularzy podpisanych przez członków zarządu rejestrowanej spółki.

Do druków KRS trzeba załączyć szereg dokumentów, w tym:

• umowę spółki (ewentualnie akt założycielski spółki jednoosobowej)- wypis z aktu notarialnego,
• oświadczenie członków zarządu spółki, że wkłady na pokrycie jej kapitału zostały w całości wniesione przez wspólników,
• uchwałę zgromadzenia wspólników w sprawie powołania zarządu spółki, chyba że zostali powołani w umowie spółki,
• listę wspólników podpisaną przez wszystkich członków zarządu,
• dokumenty obejmujące zgodę osób reprezentujących spółkę i ewentualnie prokurentów,
• wykaz wszystkich członków zarządu wraz z adresami zamieszkania.

Wszystkie dokumenty, na podstawie których dokonuje się wpisu do KRS składa się w oryginałach, poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach.

Wpis do rejestru wiąże się z koniecznością uiszczenia opłaty sądowej oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Zgłoszenie spółki jednoosobowej musi być uzupełnione o dane jedynego wspólnika. Oświadczenie w tej sprawie powinno być podpisane przez wszystkich członków zarządu, lub jedynego wspólnika (w przypadku gdy to on zgłasza spółkę do KRS).

Rejestracja spółki w KRS wiąże się z automatycznym uzyskaniem numerów identyfikacji podatkowej NIP oraz numeru statystycznego REGON, które są zamieszczone w KRS.

Niestety nie jest to koniec formalności związanych z rejestracją spółki z o.o. Urzędy skarbowe, urząd statystyczny i Zakład Ubezpieczeń Społecznych wymagają, poza danymi zamieszczanymi w KRS, dodatkowych informacji, które powinny zostać dostarczone przez Spółkę.

W terminie 21 dni od dnia uzyskania wpisu w KRS spółka jest zobowiązana złożyć do urzędu skarbowego zgłoszenie identyfikacyjne/aktualizacyjne w zakresie danych uzupełniających na druku NIP-8. Dane zawarte w tym formularzu są przekazywane elektronicznie do rejestru REGON i Centralnego Rejestru Płatników Składek prowadzonego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Spółka będąca podatnikiem VAT powinna najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie sprzedaży towarów lub usług złożyć we właściwym Urzędzie Skarbowym druk zgłoszeniowy VAT-R.

Rejestracja dla celów VAT jest bezpłatna. Spółka może natomiast wystąpić z wnioskiem o wydanie potwierdzenia rejestracji i w takim przypadku jest zobowiązana uiścić opłatę skarbową.

W terminie siedmiu dni, licząc od momentu nawiązania stosunku pracy, Spółka z o.o. powinna również zgłosić fakt zatrudnienia pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

2.2. Internetowa procedura zakładania spółki

Założenie spółki z o. o. w procedurze internetowej wiąże się z istotnym ograniczeniem jakim jest obowiązek korzystania z gotowego wzorca umowy spółki. Został on opublikowany w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie określenia wzorca umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnianego w systemie teleinformatycznym (Dz.U. 2011 nr 299 poz. 1774).

Gotowy wzór umowy spółki ma charakter bardzo skrótowy i jest dostępny wyłącznie w języku polskim. Niektóre zawarte we wzorze postanowienia mają charakter alternatywny i mogą być stosowane zamiennie.

Zmiana wzorca jest możliwa w formie aktu notarialnego, ale dopiero po zarejestrowaniu spółki. Od 1 kwietnia 2016 roku będzie można jej dokonać w trybie określonym w art. 255 § 4 Ksh.

Udziały w spółce zakładanej za pośrednictwem Internetu mogą zostać pokryte wyłącznie wkładem pieniężnym. Jest to kolejne ograniczenie związane z zakładaniem spółki w tej formie.

Rejestracja spółki z o.o. za pośrednictwem Internetu jest dokonywana bez udziału notariusza poprzez stronę Ministerstwa Sprawiedliwości, która jest dostępna wyłączenie w języku polskim.

Osoby biorące udział w założeniu spółki z o.o. przez Internet muszą wcześniej zarejestrować się w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości. Dotyczy to wspólników, członków zarządu, rady nadzorczej oraz pełnomocników.

Wnioski rejestracyjne wraz z załącznikami muszą być opatrzone podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, za pośrednictwem profilu e-pułap lub za pośrednictwem profilu utworzonego w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości. Podpisem tym muszą być opatrzone również dokumenty, na podstawie których dokonuje się wpisu spółki do KRS.

Dokonując zgłoszenia do rejestru należy dołączyć, sporządzone na formularzach wygenerowanych w systemie:

• umowę spółki,
• listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich,
• oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione.

Złożenie wniosku o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego poprzedzone jest dokonaniem opłaty sądowej oraz opłaty za wpis.

Po opłaceniu wniosku jest on przesyłany elektronicznie do sądu rejestrowego, gdzie jest rozpatrywany.

Zarząd spółki zarejestrowanej w formie elektronicznej składa, w terminie siedmiu dni od dnia wpisu Spółki do rejestru oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały w całości wniesione (jeżeli oświadczenie takie nie zostało dołączone do zgłoszenia spółki).

Wniosek o wpis do KRS spółki utworzonej przez Internet sąd rejestrowy powinien rozpoznać w terminie 1 dnia od daty wpływu (stąd nazwa procedury „S24"). Należy jednak pamiętać, że sądy rejestrowe pracują w dni robocze, co ma wpływ na rzeczywisty czas rejestracji.

Numer podatkowy NIP oraz numer statystyczny REGON są nadawane spółce rejestrowanej przez Internet automatycznie, po wysalaniu wniosku rejestracyjnego i zamieszczane w KRS.

Podobnie jak przy trybie tradycyjnym urzędy skarbowe, GUS i ZUS, poza danymi z KRS, wymagają od Spółki dostarczenia danych uzupełniających na druku NIP-8. Spółka powinna również dokonać odrębnej rejestracji dla potrzeb VAT (na druku VAT-R).

Założenie spółki przez Internet nie wpływa na obowiązek zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych według stawki 0,5% wartości kapitału zakładowego, pomniejszonej o koszty rejestracji. Odprowadzenie podatku spoczywa w tym przypadku na spółce (a nie na notariuszu). Trzeba to zrobić w ciągu 14 dni od daty zawarcia umowy spółki.

3. Uwaga

Niniejszy materiał ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi opinii prawnej. Zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią w celu uzyskania porady lub uzyskania opinii prawnej na tematy objęte zakresem artykułu.

---

 

[1] Por. Zmiany strukturalne grup podmiotów gospodarki narodowej w rejestrze REGON, I półrocze 2015 r. GUS 2015

[2] Por. art. 2 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości; tekst jedn. Dz.U. z 2013 r., poz. 330, z późn. zm.

[3] Por. art. 1 ust 1 pkt. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych; tekst jedn. Dz.U. z 2014 r. poz. 851, z póź. zm.

[4] Por. art. 282 § 1 Kodeksu Spółek Handlowych

[5] Por. art. 1 ust 1 lit k w związku z art. 6 ust. 1 pkt. 8 li b, art. 7 ust. 1 pkt 9 ustawy z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 626)

Powrót